Reapplicatie: leren van oplossingen en verbeteringen opnieuw toepassen
Binnen Lean en continu verbeteren draait het niet alleen om het oplossen van problemen, maar ook om het vasthouden en verspreiden van kennis. Een verbetering die op één plek succesvol is, kan namelijk vaak ook waardevol zijn in andere situaties.
Dit principe noemen we reapplicatie.
Reapplicatie betekent dat een bewezen verbetering, werkwijze of oplossing opnieuw wordt toegepast in een andere context waar hetzelfde probleem of een vergelijkbare situatie voorkomt.
Het uitgangspunt:
Niet steeds opnieuw het wiel uitvinden, maar leren van wat al werkt.
Wat is reapplicatie?
Reapplicatie is het proces waarbij bestaande kennis, oplossingen of verbeteringen worden hergebruikt en aangepast voor een nieuwe situatie.
Dit betekent niet simpelweg kopiëren en plakken.
Een oplossing die succesvol is in één team, afdeling of proces moet altijd worden bekeken vanuit de nieuwe context:
- Is het probleem vergelijkbaar?
- Zijn de omstandigheden hetzelfde?
- Welke aanpassingen zijn nodig?
- Welke lessen kunnen worden meegenomen?
Reapplicatie combineert daarmee standaardiseren met aanpassen aan de situatie.
De relatie met Lean
Binnen Lean is leren één van de belangrijkste principes.
Een organisatie die continu verbetert, bouwt steeds meer kennis op over:
- processen;
- klanten;
- kwaliteit;
- samenwerking;
- effectieve werkwijzen.
Wanneer deze kennis alleen blijft bestaan binnen één team of afdeling, blijft de impact beperkt.
Reapplicatie zorgt ervoor dat verbeteringen breder worden benut.
Bijvoorbeeld:
Een productieteam ontwikkelt een betere manier om kwaliteitscontroles uit te voeren. Een ander team heeft vergelijkbare problemen. Door de aanpak te delen en aan te passen, kan ook dat team sneller verbeteren.
Reapplicatie en Kaizen
Kaizen draait om kleine verbeteringen die continu worden doorgevoerd.
Maar de waarde van Kaizen wordt groter wanneer verbeteringen niet verdwijnen nadat ze zijn uitgevoerd.
Een veelvoorkomend patroon:
- Een team ontdekt een probleem.
- Het team vindt een verbetering.
- Het proces werkt beter.
- De kennis blijft alleen bij dat team.
- Andere teams blijven hetzelfde probleem ervaren.
Reapplicatie voorkomt dit.
Een verbetering wordt niet alleen gezien als een lokale oplossing, maar als een nieuwe mogelijkheid om organisatiebreed te leren.
Reapplicatie en standaardisatie
Een belangrijk onderdeel van Lean is standaardiseren.
Standaardisatie betekent niet dat iedereen altijd exact hetzelfde moet werken zonder ruimte voor verbetering.
Een goede standaard is juist:
- de beste bekende werkwijze op dit moment;
- zichtbaar gemaakt;
- eenvoudig te begrijpen;
- continu verbeterbaar.
Wanneer een verbetering bewezen effectief is, kan deze onderdeel worden van de standaard.
Daarna kan deze standaard opnieuw worden toegepast op andere plekken.
Het proces wordt dan:
Verbeteren → Leren → Standaardiseren → Delen → Opnieuw verbeteren
Voorbeeld van reapplicatie
Een klantenservice-afdeling heeft veel herhaalvragen.
Het team analyseert de oorzaak en ontwikkelt:
- een betere kennisbank;
- standaard antwoorden;
- duidelijkere werkinstructies.
Na enkele weken blijkt:
- minder zoektijd;
- kortere behandeltijd;
- hogere klanttevredenheid.
Een andere afdeling ontvangt vergelijkbare vragen.
Door reapplicatie wordt de aanpak onderzocht en aangepast voor deze afdeling.
Resultaat:
De organisatie leert sneller doordat bestaande kennis opnieuw wordt gebruikt.
Reapplicatie binnen organisaties
Veel organisaties hebben waardevolle kennis verspreid over teams.
Bijvoorbeeld:
- een medewerker weet een slimme werkwijze;
- een afdeling heeft een procesverbetering ontwikkeld;
- een project heeft een succesvolle aanpak gevonden.
De uitdaging is vaak niet het verbeteren zelf, maar het verspreiden van deze kennis.
Reapplicatie helpt organisaties om van individuele verbeteringen naar organisatiebreed leren te gaan.
Reapplicatie en kennismanagement
Reapplicatie vraagt om een omgeving waarin kennis zichtbaar en toegankelijk is.
Dit kan bijvoorbeeld door:
- verbeterborden;
- standaard werkinstructies;
- kennisbanken;
- A3-rapportages;
- lessons learned;
- interne communities;
- verbeterplatforms.
Het doel is niet om zoveel mogelijk documenten te maken, maar om ervoor te zorgen dat waardevolle inzichten beschikbaar zijn wanneer ze nodig zijn.
Reapplicatie binnen Agile en empirisch werken
Ook binnen Agile werken speelt reapplicatie een belangrijke rol.
Teams leren door:
- experimenten;
- feedback;
- inspectie;
- aanpassen.
Wanneer een experiment succesvol blijkt, ontstaat de vraag:
Waar kunnen we deze kennis nog meer gebruiken?
Een team kan bijvoorbeeld een nieuwe manier van samenwerken testen. Wanneer blijkt dat dit leidt tot betere communicatie, kan een vergelijkbare aanpak ook in andere teams worden onderzocht.
Daarbij blijft het belangrijk om niet blind te kopiëren.
Elke situatie heeft een eigen context.
