De Toyota A3-framework: van probleem naar verbetering op één pagina
Wat is de Toyota A3-framework?
De A3-framework is een Lean aanpak waarmee je problemen, verbeteringen en besluiten overzichtelijk vastlegt op één A3.
Toyota A3-framework of A3-methode?
In essentie van de mindset is het een Framework omdat het fungeert als een mentale structuur en communicatiemiddel. Het kader (het A3-vel) blijft altijd gelijk, maar de invulling verschilt per situatie en organisatie.
De dubbele rol:
Methode én Framework in de Lean-filosofie vervult A3 eigenlijk beide rollen, afhankelijk van hoe je ernaar kijkt: Het kan als methode worden beschouwd omdat het een gestandaardiseerd stappenplan is om van probleem naar duurzame oplossing te komen. Het proces is leidend. Echter heeft het degelijk een aantal vaste punten, maar hoe ermee wordt omgegaan is open in te vullen met verschillende tools en technieken om de essentie te raken. Het hangt dus af van jouw organisatie en context. Wij gaan daarin uit van een framework wegens de adaptiviteit in mogelijkheden van het invullen van een A3.
Uitgangspunt:
Het gaat uit van het duidelijk definieren waar jouw probleem zit en als je een probleem niet helder op één pagina kunt uitleggen, begrijp je het waarschijnlijk nog niet goed genoeg.
Het famework vindt haar oorsprong bij Toyota. In plaats van dikke rapporten koos men voor één overzicht waarin probleem, analyse, oplossing en acties samenkomen. Hierdoor kijkt iedereen naar hetzelfde verhaal en wordt samenwerken én besluiten nemen een stuk makkelijker. Daarnaast is het uitleggen aan iemand anders geeft weer of je het echt begrepen hebt. Een A3 is daarmee geen formulier om in te vullen, maar een manier van denken.
Waarom werkt een A3 zo goed?
De kracht van A3 zit in de beperking. Omdat alles op één pagina moet passen, word je gedwongen om keuzes te maken en de kern te pakken.
Een A3 helpt teams/organisaties om:
- problemen scherp te definiëren
- feiten van aannames te onderscheiden
- je uit te dagen je probleemgebied te focussen/kleiner te maken
- de echte oorzaken te vinden
- oplossingen te onderbouwen
- draagvlak en betrokkenheid te creëren
- 1 blad van communicatie te hebben
- simpel structuur aanhouden zonder afleiding
Zo ontstaat niet alleen een oplossing, maar een A3 is ook gemaakt om vooral bij te dragen aan meer structuur, communicatie, validatie, begrip en eigenaarschap binnen het team/organisatie
De bouwstenen van een A3
Hoewel iedere organisatie haar eigen variant gebruikt, komen deze onderwerpen vaak terug:
- Waarom moeten we in actie komen?
- Wat is de huidige situatie?
- Wat willen we bereiken?
- Wat zijn de kernoorzaken?
- Welke oplossingen zijn mogelijk?
- Welke quick wins pakken we direct op?
- Hoe gaan we implementeren?
- Wie doet wat en wanneer?
- Welke vervolgstappen volgen?
- Hoe borgen en evalueren we de resultaten?
Samen vormen deze onderdelen één logisch verhaal van probleem naar resultaat.
Hoe werkt het verbeterproces?
Elke A3 volgt grofweg dezelfde gedachtegang voor continue adaptatie. Het probleem kan ook innovatie of verbetering gericht zijn. Dit kan met elke type continue adaptatie zoals ook PDCA, 5 lean principes of DMAIC (bekend van six sigma). Binnen Elke A3 bevat in iedergeval de volgende onderdelen:
Definieer het probleem
Meet de huidige situatie
Analyseer de oorzaken
Verbeter met gerichte oplossingen
Borg de resultaten
A3 methode die we aanhouden vanuit Lean-Agile.nl :
- Achtergrond
- Context/Huidige Situatie
- Doel/Hypothese
- Analyze
- Tegenmaatregelen
- Implementatie
- Opvolging / Control
Tijdens dit proces wordt de A3 steeds verder aangevuld. Hierdoor ontstaat stap voor stap een compleet beeld van het vraagstuk én de aanpak.
Meer dan een document
De echte waarde van A3 zit niet in het papier, maar in de gesprekken die het op gang brengt. Teams leren samen kijken naar feiten, oorzaken onderzoeken en onderbouwde keuzes maken.
Daarom wordt het A3-framework vaak gecombineerd met verschillende tools, technieken en hulpmiddelen om meer te verdiepen in bijvoorbeeld context scheppen of analyzes doen. Denk hieraan aan bijvoorbeeld: SIPOC, Value Stream Mapping, Ishikawa-diagrammen en de 5 Why's.
Wanneer gebruik je een A3?
Een A3 kan in principe in gedachtegoed altijd gebruikt worden hoe klein dan ook. Zeker om de mindset van kaizen cultuur te creeeren. Echter floreert een A3-framework vooral als waardevol wanneer:
- een probleem complex of hardnekkig is
- meerdere teams of afdelingen betrokken zijn
- beslissingen gebaseerd moeten zijn op feiten
- draagvlak belangrijk is
- je structuur wilt aanbrengen in verbeterwerk
Voor kleine, eenvoudige problemen is een uitgebreide A3 meestal niet nodig. Het kan ook een "overkill" zijn voor kleinere / simpelere problematiek, waardoor het zijn kracht juist kan afnemen bij complexere of hardnekkige problemen.
