Van manager naar coach/mentor/teacher: leiderschap binnen Lean
Een van de grootste veranderingen die Lean met zich meebrengt, is niet het toepassen van nieuwe tools, maar een andere kijk op leiderschap. Waar traditionele organisaties vaak worden aangestuurd vanuit controle, besluitvorming en hiërarchie, richt Lean zich op het ontwikkelen van mensen. Leiders creëren de voorwaarden waarin medewerkers continu kunnen verbeteren en zelfstandig beslissingen kunnen nemen.
De rol van de "traditionele" manager
In een traditionele organisatie is de manager vaak degene die:
- beslissingen neemt;
- problemen oplost;
- werkzaamheden verdeelt;
- prestaties controleert;
- verantwoordelijk is voor de antwoorden;
- budget beheerd;
-
voortgang bewaakt;
Dit kan effectief zijn in een voorspelbare omgeving, zeker als de manager op de werkvloer zelf is. Hoe verder weg van het directe werkveld, hoe meer nadelen dit kent.
Besluitvorming komt terecht bij een kleine groep mensen "hoog in de boom", waardoor wachttijden ontstaan, eigenaarschap afneemt en medewerkers minder ruimte ervaren om hun expertise in te zetten.
De rol van de coach
Binnen Lean verschuift de rol van leidinggevende bij een volwassen team, afdeling of organisatie van manager naar coach. Een coach gaat ervan uit dat de beste oplossingen vaak al aanwezig zijn bij de mensen die dagelijks het werk uitvoeren. Zij beschikken over de meeste kennis van het proces, de klant en de knelpunten.
De coach kan helpen volwassenheid, en manier van werken De coach stelt daarom vaker vragen dan dat hij antwoorden geeft, bijvoorbeeld:
- Wat zie jij gebeuren?
- Welke oorzaak vermoed je?
- Welke oplossing zou jij voorstellen?
- Welk experiment kunnen we uitvoeren?
- Hoe weten we straks of het werkt?
Hiermee stimuleert de leidinggevende probleemoplossend vermogen en eigenaarschap in plaats van afhankelijkheid. Hierin kunnen ook de stances van een Scrum Master worden nagegaan afhankelijk van waar de organisatie en de situatie op dat moment behoefte aan heeft.
Servant Leadership
Lean sluit aan bij het principe van Servant Leadership: de leider staat ten dienste van het team. Dat betekent niet dat een leider minder belangrijk wordt, maar dat zijn of haar focus verschuift. En het geeft aan dat de mensen die de daadwerkelijke waarde toevoegen door direct met het proces/product bezig te zijn worden ondersteund door bijvoorbeeld:
- obstakels weg nemen;
- duidelijke doelen en kaders bieden;
- medewerkers ontwikkelen;
- samenwerking stimuleren;
- continu leren mogelijk maken.
- tools, materiaal en middelen te bieden
"Hoe support jij dat mensen succesvol kunnen zijn?"
Besluiten nemen waar de kennis zit
Een belangrijk uitgangspunt binnen Lean is dat beslissingen zoveel mogelijk worden genomen op de plek waar de meeste kennis aanwezig is. Vaak zijn dat juist de vakmensen op de werkvloer.
Zij zien dagelijks:
- waar klanten tegenaan lopen;
- welke verspillingen optreden;
- welke verbeteringen mogelijk zijn;
- welke oplossingen in de praktijk werken.
Wanneer iedere beslissing eerst langs meerdere managementlagen moet, ontstaan wachttijden, verlies van informatie en minder betrokkenheid. Door beslissingsruimte lager in de organisatie te leggen, kan sneller worden gereageerd op afwijkingen en kansen.
Dit betekent niet dat iedereen alles zelf bepaalt. Lean werkt met duidelijke kaders: de organisatie geeft richting, doelen en randvoorwaarden, terwijl teams binnen die kaders autonomie krijgen om hun werk continu te verbeteren.
Autonomie vraagt om volwassenheid
Zelfstandige besluitvorming ontstaat niet vanzelf. Ze vraagt om een volwassen organisatiecultuur waarin vertrouwen en verantwoordelijkheid hand in hand gaan.
Daarvoor zijn onder andere nodig:
- duidelijke standaarden;
- transparante informatie;
- gezamenlijke doelen;
- voldoende vakkennis;
- psychologische veiligheid;
- ruimte om te leren van fouten.
Zonder deze basis kan autonomie leiden tot onduidelijkheid of versnippering. Lean draait daarom om het ontwikkelen van zowel processen als mensen.
De rol van de leider verandert, maar verdwijnt niet
Een Lean-leider blijft verantwoordelijk voor de prestaties van de organisatie, maar bereikt die prestaties op een andere manier. Niet door alle antwoorden zelf te geven, maar door een omgeving te creëren waarin medewerkers hun expertise optimaal kunnen benutten.
Dat vraagt om vertrouwen, coaching en voortdurende ontwikkeling. De leider bewaakt de richting, zorgt voor samenhang tussen teams en helpt mensen om problemen zelf op te lossen in plaats van ze over te nemen.
Samenvatting
Lean gaat uit van het principe dat de mensen die het werk dagelijks uitvoeren, meestal ook het beste weten hoe het werk verbeterd kan worden. De rol van leiders verschuift daarom van controleren naar coachen en van sturen naar faciliteren. Door Servant Leadership toe te passen en besluitvorming zo dicht mogelijk bij de vakmensen te organiseren, ontstaat meer eigenaarschap, snellere verbeteringen en een organisatie die continu leert.
Naarmate de cultuur volwassener wordt, kunnen teams steeds meer verantwoordelijkheid dragen en groeit de organisatie uit tot een omgeving waarin continu verbeteren (Kaizen) een vanzelfsprekend onderdeel van het dagelijks werk is.
