Hoshin Kanri: strategie vertalen naar dagelijkse uitvoering

Veel organisaties hebben een duidelijke missie, een inspirerende visie en ambitieuze strategische doelstellingen. Toch ervaren veel medewerkers dat deze strategie ver van hun dagelijkse werkzaamheden afstaat. De directie bepaalt de koers, afdelingen maken jaarplannen en teams voeren hun dagelijkse werkzaamheden uit. Hierdoor ontstaat vaak een kloof tussen strategie en uitvoering.

Binnen Lean is het uitgangspunt dat strategie pas waarde heeft wanneer zij zichtbaar wordt in het dagelijkse werk van iedere medewerker. Hoshin Kanri is een managementmethodiek die helpt om deze verbinding te maken.

Hoshin Kanri zorgt ervoor dat de strategische richting van de organisatie wordt vertaald naar concrete doelstellingen, verbeterinitiatieven en dagelijkse activiteiten. Hierdoor werkt de hele organisatie aan dezelfde ambitie.

Wat is Hoshin Kanri?

Hoshin Kanri is een strategisch plannings- en besturingsmodel dat organisaties helpt om langetermijndoelen te vertalen naar concrete acties op alle niveaus van de organisatie.

Vrij vertaald betekent:

• Hoshin: richting of kompas.

• Kanri: beheersen of managen.

Samen betekent dit het sturen en beheren van de strategische koers van de organisatie.

Het doel is niet om zoveel mogelijk projecten uit te voeren, maar om ervoor te zorgen dat alle verbeterinitiatieven bijdragen aan dezelfde strategische doelen.

Waarom Hoshin Kanri?

Veel organisaties voeren tientallen verbeterprojecten tegelijkertijd uit.

Afdelingen stellen eigen prioriteiten, teams werken aan lokale optimalisaties en managers lossen dagelijkse problemen op.

Hoewel al deze activiteiten waardevol kunnen zijn, dragen zij niet altijd bij aan de langetermijnstrategie.

Hoshin Kanri voorkomt deze versnippering door voortdurend de vraag te stellen:

Draagt deze activiteit bij aan onze strategische doelen?

Hierdoor ontstaat focus.

Niet alles krijgt prioriteit, maar alleen de verbeteringen die daadwerkelijk bijdragen aan de toekomst van de organisatie.

Van visie naar dagelijks werk

Hoshin Kanri verbindt verschillende niveaus binnen de organisatie.

De vertaling verloopt meestal als volgt:

Missie

Waarom bestaan we?

↓

Visie

Waar willen we over vijf tot tien jaar staan?

↓

Strategische doelstellingen

Welke ambities willen we de komende jaren realiseren?

↓

Jaarlijkse doelstellingen

Welke stappen zetten we dit jaar?

↓

Afdelingsdoelen

Welke bijdrage levert iedere afdeling?

↓

Teamdoelen

Welke verbeteringen voert ieder team uit?

↓

Dagelijks werk

Welke acties voeren medewerkers vandaag uit?

Hierdoor begrijpt iedere medewerker hoe zijn of haar werkzaamheden bijdragen aan de organisatiedoelen.

Focus op een beperkt aantal prioriteiten

Een belangrijk uitgangspunt van Hoshin Kanri is focus.

Succesvolle organisaties proberen niet alles tegelijk te verbeteren.

Zij kiezen bewust een beperkt aantal strategische prioriteiten, bijvoorbeeld:

• klanttevredenheid verhogen;

• doorlooptijden verkorten;

• kwaliteit verbeteren;

• duurzaamheid vergroten;

• digitalisering versnellen.

Door deze prioriteiten centraal te stellen, ontstaat meer aandacht, betere samenwerking en een grotere kans op succesvolle uitvoering.

De kracht van de Catchball-methode

Een uniek onderdeel van Hoshin Kanri is de zogenaamde Catchball.

In veel organisaties worden doelstellingen van boven naar beneden opgelegd. Binnen Hoshin Kanri ontstaat juist een dialoog tussen verschillende organisatieniveaus.

De directie formuleert de strategische richting.

Afdelingen en teams geven vervolgens terug:

• Is dit haalbaar?

• Welke middelen zijn nodig?

• Welke risico's zien we?

• Welke verbeteringen stellen wij voor?

De plannen worden vervolgens aangepast totdat er gezamenlijk draagvlak ontstaat.

Net zoals een bal wordt overgegooid en teruggekaatst, ontstaat een voortdurende uitwisseling van ideeën tussen management en teams.

Hierdoor worden strategieën realistischer én voelen medewerkers zich meer betrokken bij de uitvoering.

Hoshin Kanri en Lean

Hoshin Kanri sluit naadloos aan op de Lean-filosofie.

Lean richt zich op:

• klantwaarde;

• continu verbeteren;

• eigenaarschap;

• samenwerking;

• leren.

Hoshin Kanri zorgt ervoor dat al deze verbeteringen bijdragen aan dezelfde strategische richting.

Hierdoor ontstaat samenhang tussen dagelijkse verbeteringen en de langetermijnontwikkeling van de organisatie.

KPI's verbinden strategie met uitvoering

Een strategie kan alleen worden bijgestuurd wanneer de voortgang zichtbaar is.

Daarom worden binnen Hoshin Kanri strategische doelen ondersteund door KPI's.

Bij voorkeur bestaat hierbij een combinatie van:

Strategische KPI's

Meten of de organisatiedoelen worden bereikt.

Proces-KPI's

Meten hoe processen presteren.

Gedrags-KPI's

Meten of de gewenste Lean-cultuur zich ontwikkelt.

Zo ontstaat niet alleen inzicht in de resultaten, maar ook in het gedrag dat nodig is om deze resultaten duurzaam te behalen.

Continu leren met de PDCA-cyclus

Hoshin Kanri is geen statisch jaarplan.

De voortgang wordt regelmatig geëvalueerd met behulp van de PDCA-cyclus.

Teams bespreken bijvoorbeeld:

• Liggen we op koers?

• Welke resultaten zien we?

• Wat leren we?

• Welke aanpassingen zijn nodig?

Hierdoor blijft de strategie flexibel en kan de organisatie inspelen op veranderingen in de markt of de behoeften van klanten.

Leiderschap binnen Hoshin Kanri

Hoshin Kanri vraagt om ander leiderschap.

Leiders bepalen niet alleen de richting, maar zorgen ook voor verbinding tussen strategie en uitvoering.

Zij:

• communiceren de langetermijnvisie;

• creëren focus;

• stimuleren samenwerking;

• verwijderen belemmeringen;

• coachen teams;

• bewaken de samenhang tussen verbeterinitiatieven.

Hierdoor ontstaat een organisatie waarin strategie niet alleen op papier bestaat, maar dagelijks zichtbaar wordt in gedrag en besluitvorming.

De voordelen van Hoshin Kanri

Wanneer Hoshin Kanri goed wordt toegepast, ontstaan verschillende voordelen:

• Iedereen werkt aan dezelfde organisatiedoelen.

• Minder versnippering van verbeterinitiatieven.

• Meer focus op klantwaarde.

• Betere samenwerking tussen afdelingen.

• Meer betrokkenheid van medewerkers.

• Duidelijke prioriteiten.

• Snellere besluitvorming.

• Betere verbinding tussen strategie en uitvoering.

• Continu leren en bijsturen.

Hoshin Kanri en Lean-volwassenheid

Naarmate een organisatie groeit in Lean-volwassenheid, wordt Hoshin Kanri steeds krachtiger.

Teams nemen meer eigenaarschap, werken crossfunctioneel samen en verbeteren processen zelfstandig.

Daardoor ontstaat ruimte voor leiders om zich steeds meer te richten op de strategische ontwikkeling van de organisatie.

Verbeteringen ontstaan niet langer als losse initiatieven, maar vormen gezamenlijk een bijdrage aan de langetermijnambitie.

Van strategie naar dagelijkse klantwaarde

Het uiteindelijke doel van Hoshin Kanri is eenvoudig: ervoor zorgen dat iedereen in de organisatie in dezelfde richting werkt.

Wanneer strategie, leiderschap, KPI's, teamdoelen en dagelijkse werkzaamheden met elkaar zijn verbonden, ontstaat focus. Medewerkers begrijpen waarom hun werk belangrijk is, teams weten welke bijdrage zij leveren en leiders kunnen gericht sturen op de ontwikkeling van de organisatie.

Binnen Lean vormt Hoshin Kanri daarmee de brug tussen de visie van morgen en het werk van vandaag. Het maakt strategie concreet, verbindt mensen rondom gezamenlijke doelen en zorgt ervoor dat continu verbeteren niet losstaat van de koers van de organisatie, maar deze juist iedere dag dichterbij brengt.